Lascia lavorare un agente

Cosa ottieni. Un lavoro che l'AI porta avanti senza che tu stia lì. Per esempio: ogni mattina segna come scadute le fatture che hanno passato la data, così il pannello dei solleciti è pronto quando arrivi.

Ti serve. Essere il proprietario o chi costruisce nell'organizzazione. Hai già un agente acceso: lavora sui tuoi dati, e tutto quello che prepara aspetta l'ok di una persona. Per lasciarlo fare da solo serve che le condizioni concordate al momento dell'accesso lo prevedano, e la prima volta ti chiediamo di confermare chi sei con un documento, tramite Stripe.

La strada più corta. Se il lavoro c'è già in un modello pronto, l'agente arriva con il modello e devi solo controllarlo. Oppure lo racconti all'assistente («crea un agente che ogni mattina segna come scadute le fatture con la scadenza passata»): ti prepara l'agente e tu lo rivedi con i passi qui sotto.

Passo per passo

Apri AI, Agenti, e premi «Nuovo agente».
Dagli un nome che si capisce, per esempio «Fatture scadute».
In «Quando parte» scegli come comincia: «A orario» (per esempio ogni giorno alle 8, ora di Roma), «Quando succede una cosa» (dati nuovi da un file o da un programma, una scheda nuova o cambiata, una scheda che entra in uno stato, una modifica proposta) oppure «Solo quando lo avvio io».
In «Cosa guarda» scegli il tipo di schede su cui lavora, per esempio Fatture.
In «Cosa prepara» scrivi il lavoro come lo diresti a un collega: «guarda le fatture emesse con la scadenza passata e proponi di passarle a scaduta; nella nota scrivi il cliente e i giorni di ritardo».
In «Chi approva» scegli se aspetta te («Propone, decido io») o va avanti da solo dentro le soglie. Se le condizioni del tuo accesso non lo prevedono, resta sempre in attesa del tuo ok.
In «Quante operazioni al giorno, al massimo» scegli il tetto: passato quello, le altre restano proposte che decidi tu. Si parte da 50.
Premi «Crea l'agente». Nasce già Acceso: parte alla prossima occasione. Per provarlo subito premi «Avvia ora».
Quello che prepara lo trovi in Home, in «Aspetta te»; quello che fa da solo, sotto «Fatto da solo».

I tre livelli

Quanto può fare da solo lo decide il proprietario in AI, «Cosa fa da sola», per tutti gli agenti insieme:

Propone, decido io: prepara l'operazione e aspetta un sì. È la scelta di partenza.
Approvata in automatico: se resta dentro le soglie, per esempio sotto un certo importo, la fa subito. La trovi nel registro e la puoi annullare.
Autonoma: in più può cominciare un lavoro da sola, a orario o quando arrivano dati nuovi.

Scrivere a qualcuno fuori dall'azienda, cancellare, cambiare persone e permessi, e collegare un programma nuovo restano sempre a una persona, qualunque livello tu scelga.

Quando una scheda entra in uno stato

Se i tuoi dati hanno degli stati (una fattura è bozza, emessa, pagata), l'agente può partire proprio quando una scheda arriva in uno di questi. In «Quando parte» scegli «Quando succede una cosa», poi «Quando una scheda entra in uno stato»: indica il tipo di schede, lo stato in cui devono entrare e, se vuoi, da quale stato arrivano. Se i tuoi dati non hanno ancora uno stato, il portale te lo dice e rimanda a «Com'è fatta».

Se qualcosa non va

Ha fatto una cosa sbagliata. Apri l'operazione da «Fatto da solo» e premi «Annulla», entro 30 giorni: il portale fa l'operazione contraria e scrive chi l'ha annullata.

Voglio fermare tutto, subito. In AI, «Cosa fa da sola», premi «Ferma tutto». Nessun agente fa più niente da solo finché non premi «Riaccendi l'AI»; il resto del portale continua a funzionare. Vedi Ferma tutto e annulla.

Ho premuto «Avvia ora» ma resta «In coda». Di solito il lavoro parte in pochi secondi. Se dopo 2 minuti è ancora in coda, il portale lo scrive in cima alla pagina. Non si perde niente: parte appena può. Se resta così, scrivici.

Nello storico leggo «Non finita» o «Fermata». «Non finita» vuol dire che qualcosa è andato storto: lo trovi scritto nel dettaglio, e ti arriva una notifica nel portale e nel riepilogo per email. «Fermata» succede, per esempio, quando i crediti per l'AI sono finiti. Se ha solo raggiunto il tetto del giorno, guarda cosa ha fatto e, se va bene, alza il tetto o aspetta domani.

Non mi serve più. Per fermarlo premi «Spegni»: si riaccende con «Accendi». Per toglierlo del tutto, nella pagina dell'agente, in fondo, c'è «Elimina l'agente»: ti chiede conferma e poi sparisce per sempre, con il suo storico. Le operazioni che aveva già proposto restano nell'elenco.

Poi: Chi mi deve dei soldi: il tuo primo collaboratore.

Non trovi quello che cerchi? Chiedilo all’assistente nel portale, oppure scrivi a hello@smokingmirror.eu.
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