Un posto solo per i dati e le regole della tua azienda.

Non devi cambiare programma. Il sistema prende i dati da quelli che usi, così niente si ricopia a mano: l’ordine arrivato dal negozio online è già lì, il bonifico dell’estratto conto trova la sua fattura. Si collega con Fatture in Cloud e Shopify, e legge l’estratto conto che scarichi dalla banca e i fogli Excel o CSV di qualunque programma: l’elenco è nella pagina Collegamenti. Se il tuo programma non c’è, lo colleghiamo noi.

Se un programma non si collega, carichi il file che esporta. Se lo ricarichi domani, le righe che c’erano si aggiornano e nessuna si doppia.

Ogni azienda ha le sue parole. Per te un cliente può essere un’azienda o una persona, un ordine può dirsi chiuso quando parte o quando è pagato.

Non parti da un foglio bianco. Scegli un modello pronto, per esempio quello del negozio online o quello delle fatture e degli incassi, oppure racconti all’assistente cosa fa la tua azienda e lui prepara le schede. Tu correggi quello che non torna, e da lì in poi tutto segue quelle regole.

Nel portale questa parte si chiama Com’è fatta: ci trovi le cose di cui ti occupi e come si tengono insieme, per esempio che un ordine appartiene sempre a un cliente.

Un pannello è la schermata che apri per fare un lavoro. Quello delle fatture da sollecitare ti mostra in alto quante sono e quanto ti devono, e sotto l’elenco. Quello degli incassi del mese ti dice quanto è entrato e da dove.

Su ogni riga c’è il pulsante per fare la cosa: segna come pagata, segna come spedito. I pannelli li fai tu, scegliendo cosa vedere e chi può vederli, oppure te li prepariamo noi.

Gli scrivi come scriveresti a un collaboratore: «chi mi deve ancora pagare a settembre?», «quanti ordini sono fermi da più di una settimana?». Risponde con i tuoi numeri, e ti dice dove li ha presi. Lo apri di lato da ogni pagina, e sa cosa stai guardando. Gli puoi dettare la domanda o mandare la foto di un documento: la foto serve per quella risposta e non la teniamo.

Se gli chiedi di fare qualcosa, per esempio segnare come spedito l’ordine di Rossi, lo fa dentro le regole che hai scelto: se glielo hai lasciato fare lo fa subito, altrimenti lo trovi pronto da approvare. Conosce anche la guida del sistema: se non sai dove si fa una cosa, chiedilo a lui.

Vede solo quello che puoi vedere tu. Se un collaboratore non vede la banca, nemmeno il suo assistente la vede.

All’inizio il sistema ti chiede tutto. Il bonifico entrato stamattina corrisponde a una fattura? Te lo fa vedere e aspetta il tuo ok.

Quando ti fidi, gli dici quali cose può fare da solo. Per esempio: «se il bonifico torna al centesimo con la fattura, segnala pagata senza chiedermelo». Quello che fa da solo lo ritrovi nella Home, sotto Fatto da solo, con il pulsante Annulla se qualcosa non ti torna. Ogni agente ha un tetto al giorno, e se si ferma te lo dice.

Lo decidi tu, cosa per cosa, e lo cambi quando vuoi. Anche quando il sistema lo costruiamo noi, quanto può fare da solo lo decide il titolare dell’account, non noi.

Il sollecito lo prepara, ma lo mandi tu. Un messaggio che esce dall’azienda, una cancellazione, il codice di accesso a un programma: queste cose aspettano sempre l’ok di qualcuno, anche se al sistema hai lasciato fare tutto il resto. I soldi invece non li sposta: i pagamenti li fai tu dalla tua banca.

Ogni operazione resta scritta, che l’abbia fatta una persona o il sistema da solo: se tra sei mesi qualcuno chiede chi ha dato l’ok a quel sollecito, la risposta c’è.

Il collaboratore prepara l’ordine al fornitore, tu lo confermi. Chi segue le spedizioni vede gli ordini ma non la banca. Chi vede cosa, e chi può approvare, lo decidi tu, e lo cambi quando cambia chi lavora con te.

Se in azienda usate già Claude o ChatGPT, ci aggiungi il tuo sistema e le domande le fai da lì. Chiedi «quanto abbiamo incassato a settembre?» e la risposta arriva dai tuoi dati, non da internet.

Valgono le stesse regole di sempre: vede solo quello che puoi vedere tu, e da solo fa soltanto quello che gli hai lasciato fare. Se domani cambi AI, i dati e le regole restano qui, e le tue istruzioni per l’AI le legge anche la nuova.