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Chi mi deve dei soldi: il tuo primo collaboratore

Cosa ottieni. Ogni mattina trova le fatture scadute e non ancora pagate, le mette insieme per cliente e prepara un sollecito per ognuno. Tu lo leggi, lo cambi se vuoi e lo approvi. Quando una fattura viene pagata, la pagina ti dice quanto hai recuperato. È il primo lavoro che ti consigliamo di dare all'AI: tocca solo testi e non soldi, e si vede in dieci minuti.

Ti serve. Essere il proprietario o chi costruisce, e le tue fatture emesse nel portale, con la scadenza compilata. Il collaboratore è un agente: conta nel limite degli agenti del tuo accesso.

Per provarlo senza i tuoi dati. Apri l'«Azienda di prova» dal selettore «Azienda» nel menu: ha già delle fatture da sollecitare. Guardati intorno lì, poi fai i passi qui sotto sulla tua azienda.

Passo per passo

1. Installalo. Vai in AI, «Agenti». In alto, sotto «Già pronti», c'è «Chi mi deve dei soldi»: premi «Installa». Se mancano i clienti e le fatture, il portale li prepara vuoti. Se invece hai già installato il modello «Fatture e incassi», il collaboratore c'è già.
2. Porta dentro le fatture. Dal tuo programma delle fatture esporta l'elenco delle fatture emesse in Excel o CSV, con numero, cliente, importo, scadenza e stato. In Dati apri Fattura, premi «Importa da un file» e segui il tutorial Importa un file. Se hai collegato Fatture in Cloud, le fatture arrivano da sole.
3. Scegli come scrive. Nella pagina del collaboratore, in «Come lavora», trovi tre scelte e poi «Salva». «Che tono ha»: Gentile («forse è sfuggita») oppure Fermo (chiede di pagare, o di scrivere quando pagherà). «Giorni fra un sollecito e il successivo»: non scrive due volte allo stesso cliente prima di questo tempo, di partenza 14. «Giorni concessi per pagare»: lo usa il tono Fermo, da 3 a 30 giorni, di partenza 7. Le modifiche valgono dal prossimo giro.
4. Provalo subito. Premi «Prova senza fare niente»: non tocca e non manda nulla, e fra poco vedi cosa farebbe. Se ti torna, premi «Avvia ora».
5. Leggi e approva. Nel riquadro «Da approvare» della pagina, e in Home sotto «Aspetta te», trovi un sollecito per cliente con l'etichetta «Preparato da un'AI». Apri «Leggi e approva»: c'è la fattura, il ritardo e il testo. Se va bene premi «Approva»; se no «Rifiuta» con una riga di motivo, e la volta dopo fa meglio.
6. Manda il messaggio. Quello approvato passa a «Approvati, da mandare». Copia il testo (o scaricalo) e mandalo dalla tua posta, poi premi «L'ho mandato io». Se la posta del portale è collegata, parte da sola. Mandare resta sempre una tua scelta, come fare uno sconto o concordare un piano di rientro.
7. Guarda i numeri. In cima alla pagina leggi «Recuperato finora», «Ancora da incassare», «Ultimo giro» e «Prossimo giro». Il pannello «Fatture da incassare» ti mostra l'elenco: mettilo nel menu con «⋯», «Metti nel menu».

Quando ti fidi

Il sollecito va a una persona fuori dall'azienda, quindi lo approvi e lo mandi sempre tu, qualunque livello tu scelga in «Cosa fa da sola». Dopo qualche settimana, se i solleciti sono sempre giusti, ti basta una scorsa veloce al mattino.

Se qualcosa non va

Non ha preparato niente. Guarda che le fatture abbiano lo stato «emessa» e la scadenza compilata: senza scadenza non sa cosa è scaduto. Se il collaboratore è «Spento», premi «Accendi».

Ha sollecitato una fattura già pagata. Rifiuta la proposta e segna la fattura pagata. Per non sbagliare più, carica l'estratto conto e usa gli abbinamenti: vedi Collegamenti, «L'estratto conto della banca».

Il messaggio dice «entro 7 giorni» e io ne voglio altri. In «Come lavora» cambia «Giorni concessi per pagare» (da 3 a 30) e premi «Salva». Vale dal prossimo giro, non per i messaggi già scritti.

Mi dice che i crediti sono finiti. Ogni giro consuma crediti. Il proprietario ne aggiunge dalla pagina Piano, oppure aspetta il mese nuovo.

Poi: Ferma tutto e annulla.

Non trovi quello che cerchi? Chiedilo all’assistente nel portale, oppure scrivi a hello@smokingmirror.eu.
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